Ovatic voor
Zaal- en
Accommodatieverhuur
Van de eerste aanvraag tot de eindafrekening: beheer je verhuurplanning, offertes, contracten en draaiboeken professioneel vanuit één systeem.
© De Breehoek
Professioneel verhuren, minder papierwerk
Ovatic voorkomt het handmatig bijhouden van Excel-sheets en losse e-mails. Alles rondom je verhuurproces zit in één systeem.
Planning & Verhuur
Overzichtelijke verhuuragenda per ruimte, zaal of accommodatie. Dubbelboeking onmogelijk door automatische conflictdetectie.
Offertes & Contracten
Maak professionele offertes in huisstijl en converteer ze met één klik naar een ondertekend contract. Digitaal ondertekenen mogelijk via de WeFact koppeling.
Draaiboeken
Digitale draaiboeken per evenement, gedeeld met je team en de klant. Van opbouw tot afbouw: iedereen weet wat er moet gebeuren.
Dienstenregistratie
Plan medewerkers in per evenement en koppel diensten aan de juiste voorstelling of verhuurdag. Zo heb je altijd inzicht in wie wanneer ingeroosterd staat.
Van aanvraag
tot factuur
Ovatic begeleidt het volledige verhuurtraject, van de eerste aanvraag tot de eindafrekening. Alle stappen zijn geautomatiseerd en geborgd in het systeem, zodat niets tussendoor valt en je klanten altijd professioneel geholpen worden.
Aanvraag ontvangen
Online aanvraagformulier of handmatige invoer. Automatische bevestiging naar de klant.
Offerte opmaken
Genereer een offerte op maat in je huisstijl. Stuur digitaal op en volg de status op.
Contract & draaiboek
Converteer offerte naar contract. Maak het draaiboek aan en deel het met je team.
Uitvoering & registratie
Registreer ingezette uren en materialen tijdens het evenement. Alles klaar voor de factuur.
Iedereen weet
wat er moet gebeuren
Met digitale draaiboeken in Ovatic heeft elk teamlid toegang tot de juiste informatie, altijd actueel, altijd beschikbaar op mobiel. Geen uitgeprinte taakoverzichten meer die verouderd zijn zodra er iets verandert.
- Digitaal draaiboek per evenement of verhuur
- Taken toewijzen aan medewerkers
- Klant kan het draaiboek inzien en becommentariëren
- Automatische notificaties bij wijzigingen
- Archief van alle afgelopen evenementen
Waarom verhuurders kiezen voor Ovatic
Verhuurorganisaties die Ovatic gebruiken, besparen gemiddeld uren per evenement aan administratief werk.
Nooit dubbele boeking
Automatische conflictdetectie voorkomt dat twee klanten dezelfde ruimte op hetzelfde moment boeken.
Professionele uitstraling
Offertes en contracten in je huisstijl geven een professionele indruk bij elke potentiële klant.
Snellere betalingen
Digitale offertes en facturen met iDEAL-betaallink zorgen voor snellere en makkelijkere betalingen.
Minder fouten
Informatie hoeft maar één keer ingevoerd te worden en stroomt automatisch door naar offerte, contract en factuur.
Tevreden klanten
Klanten waarderen de professionele communicatie, het digitale draaiboek en de transparante opvolging.
Inzicht in omzet
Realtime overzicht van omzet per ruimte, periode en type evenement, voor betere beslissingen over prijzen en investeringen.
Vertrouwd door toonaangevende
culturele instellingen
We zijn heel tevreden over het inrichtings- en conversietraject en hebben alle lof voor de begeleiding hierin door Ovatic. Verder zijn we blij met het gemak waarmee alles werkt.
Anne Walstra
Coördinator Ticketing — Theater de Lampegiet
Wij verwerken onze telefonische reserveringen met iDEAL betaalverzoeken vanuit de Ovatic Kassa. Dat scheelt ons enorm veel tijd en werkt geweldig.
Gerie Wiedenhof
Secretariaat & Kassa — De Agnietenhof
Marketeers kunnen voor campagnes nu heel snel en eenvoudig zelf doelgroepselecties maken voor een gerichter publieksbereik.
Jeanine Dijkhuis
Marketing Manager — Theater Lampegiet
Het muZIEum gebruikt Ovatic als reserveringssysteem zowel voor de verkoop van losse tickets, als voor het inboeken van ingewikkelde reserveringen voor grote groepen. Een echte multitasker dus. Omdat onze medewerkers zowel ziend als slechtziend zijn, is de toegankelijkheid van het systeem erg belangrijk voor ons. Ovatic is altijd bereid mee te denken in oplossingen.
Roos van Benthem
Coördinator Verkoop & Ontvangst — muZIEum Nijmegen
We hebben onze volledige programmering in Ovatic ondergebracht en gekoppeld aan ons Virtueel Bibliotheek Platform. Hierdoor sluiten onze online en fysieke dienstverlening naadloos op elkaar aan. De API-koppeling verliep soepel en werkt uitstekend.
Rutger Schönfeld
Product Owner — Bibliotheek AanZet
In De Kleine Komedie werken we al sinds jaar en dag met Ovatic. Ovatic is betrouwbaar, zit goed in elkaar, is een betrouwbaar systeem, doet wat het moet doen en kan zo ontzettend veel meer dan je ook maar in de gaten hebt. Als je ermee werkt, voel je aan alles dat erover na is gedacht. Daarbij zijn de mensen achter het systeem ook nog eens ontzettend aardig, rustig en weten ze je op jouw eigen niveau te begeleiden als je hulp nodig hebt.
Bianca Derwort
Hoofd Bespreekbureau — De Kleine Komedie
Bij de Poorterij draait alles om ontmoeting, beleving en een warm welkom. Daarom zijn we blij met een partner als Ovatic: overzichtelijk, persoonlijk en passend bij de dagelijkse praktijk van een middelgroot sociaal en cultureel podium. Het systeem en vooral het team van Ovatic ondersteunt ons waar nodig, zodat wij onze aandacht kunnen richten op wat echt telt: onze bezoekers een gastvrije ontvangst en mooie sociale en culturele ervaringen bieden.
Ivo F. van Harmelen
Directeur-programmeur — De Poorterij
Basketbalwedstrijden zijn een belevenis en dat begint bij het kopen van een kaartje. Met Ovatic verkopen we seizoenkaarten en losse tickets vanuit één platform. Op wedstrijddagen hebben we realtime inzicht in de bezetting, precies wat je nodig hebt bij een uitverkocht huis.
Kim Knollema
Manager Operations — Donar Basketbal
Als business-controller en manager bedrijfsvoering wil ik kunnen vertrouwen op de cijfers. Ovatic levert mij heldere rapportages waarmee ik direct inzicht heb in de financiële prestaties per voorstelling en per seizoen. Dat geeft rust en overzicht.
Mike Harman
Business Controller — Cool kunst en cultuur
Met Ovatic plannen onze programmamakers gezamenlijk de activiteiten voor al onze locaties. Iedereen werkt in hetzelfde systeem, waardoor we altijd actueel overzicht hebben en snel kunnen schakelen. Dat is precies wat je nodig hebt bij een organisatie met 31 vestigingen.
Emma
Projectleider — OBA
Ovatic is een overzichtelijk ticketing-programma, het is makkelijk in gebruik en ze zijn continue in ontwikkeling. Het mooie is dat we als gebruikers mee kunnen denken met die ontwikkelingen en zo samen het systeem nog beter kunnen maken.
Elja Vehof
Atlas Theater
Ontdek Ovatic voor Zaal- en Accommodatieverhuur
Plan een gratis demo en ontdek hoe Ovatic je verhuurproces van aanvraag tot factuur stroomlijnt.