Makkelijker dan je denkt
We hebben al tientallen organisaties geholpen met de overstap naar Ovatic. Of je nu één module wilt vervangen of je hele stack: we begeleiden je stap voor stap en zorgen dat je data veilig meekomt.
Al je data komt mee
We importeren je bestaande data volledig in Ovatic: klantgegevens, bestelhistorie, voorstellingen, abonnementen, lidmaatschappen, donaties — alles. Ons team heeft ervaring met import uit alle gangbare systemen in de sector.
Je begint niet op nul, je gaat verder waar je gebleven was.
- Klantgegevens en contacthistorie
- Bestelhistorie en transacties
- Voorstellingen en programmering
- Abonnementen en lidmaatschappen
- Donaties en relatiebeheer
- Zaalindelingen en configuraties
Weken, geen maanden
Een overstap hoeft geen maandenlang traject te zijn. Hoe snel het gaat hangt af van wat je wilt overzetten en hoe complex je organisatie is.
Alleen ticketing
Je wilt snel een vervanging voor je huidige ticketingsysteem. We importeren je data, richten het systeem in, trainen je team en je bent live. De snelste route.
Alleen planning
Je hebt nog geen professionele planningstool of wilt overstappen. We richten je agenda en zalen in, en je team leert stap voor stap werken met het systeem. Ticketing kan later.
Planning én ticketing
De complete overstap. We bepalen samen de volgorde die het beste past bij jouw organisatie. Sommige klanten starten met planning, anderen met ticketing. Hoe snel het gaat hangt ook af van de verandercapaciteit binnen je organisatie: twee grote wijzigingen tegelijk vraagt meer van je team dan één stap per keer.
Start met wat je het hardst nodig hebt
Omdat Ovatic planning en ticketing in één platform combineert, heb je de vrijheid om te kiezen waarmee je begint.
Ticketing eerst
Je huidige ticketingsysteem moet snel vervangen worden. We regelen de overstap en je bent binnen weken live. Later breid je uit met de planningsmodule, op je eigen tempo.
Planning eerst
Je werkt nog met Excel, Outlook of een verouderd systeem voor je planning. We beginnen met de planningsmodule zodat je team overzicht krijgt. Ticketing voeg je toe wanneer je er klaar voor bent.
Vier stappen naar Ovatic
Overstapgesprek
We brengen je huidige situatie in kaart. Welke systemen gebruik je? Welke data moet mee? Wat is de gewenste planning? Op basis hiervan maken we een concreet implementatieplan.
Data-import en inrichting
We importeren je data en richten Ovatic in voor jouw organisatie. Zaalindelingen, gebruikers, templates — alles wordt klaargezet zodat je team direct aan de slag kan.
Training
Je team leert werken met Ovatic. On-site of online, afgestemd op de rollen binnen je organisatie. We trainen iedereen die het systeem dagelijks gebruikt.
Live
Je gaat live met persoonlijke begeleiding. De eerste weken staan we extra paraat. Daarna draait de helpdesk door zoals altijd.
Alles over overstappen
Verlies ik data bij de overstap?
We importeren zoveel mogelijk uit je huidige systeem: klanten, bestellingen, voorstellingen, abonnementen. Tegelijk is een overstap ook een goed moment om te kijken wat je écht wilt meenemen. Data uit een oud systeem is niet altijd schoon of compleet, en bij planning in het bijzonder is het soms slimmer om met een frisse structuur te beginnen die aansluit op de mogelijkheden van Ovatic. We bespreken dit samen voordat we beginnen.
Uit welke systemen kunnen jullie importeren?
We hebben ervaring met alle gangbare systemen in de sector. Neem contact op en we vertellen je precies wat er mogelijk is.
Kan ik eerst één module proberen?
Ja. Je kunt starten met alleen ticketing of alleen planning en later uitbreiden. Dat is juist het voordeel van een alles-in-één platform.
Wat gebeurt er met mijn lopende verkoop tijdens de overstap?
We stemmen de timing af zodat er geen onderbreking is. In veel gevallen draaien het oude en nieuwe systeem kort naast elkaar totdat alles is overgezet.
Kan ik tickets verkopen via mijn eigen website?
Ja. Je kunt de Ovatic-ticketshop direct in je eigen website embedden, zodat bezoekers nooit je site hoeven te verlaten. Ook zaalverhuur via je website is mogelijk: bezoekers zien live beschikbaarheid en dienen een aanvraag in die direct in Ovatic binnenkomt. Lees meer op de website-integratie pagina.
Hoe lang duurt een overstap gemiddeld?
Dat hangt af van de omvang en de verandercapaciteit binnen je organisatie. Een ticketing-implementatie kan in 2–4 weken. Een complete overstap met planning erbij duurt 4–8 weken: niet alleen omdat er meer in te richten valt, maar ook omdat twee grote wijzigingen tegelijk meer van je team vraagt. We kijken altijd samen wat haalbaar is en maken een planning die daarbij past.
Klaar om over te stappen?
We begeleiden je van begin tot eind. Plan een vrijblijvend overstapgesprek en we vertellen je precies wat er nodig is.