Planningsysteem voor
theaters &
schouwburgen
Het complete planningsysteem theater dat programmaplanning software, personeelsroosters en partageafrekening combineert. Zaalplanning schouwburg en seizoensbeheer in één centrale agenda.
Heel het seizoen
in één overzicht
Het planningsysteem theater van Ovatic brengt alle voorstellingen, repetities en evenementen samen in één centrale agenda. Automatische conflictdetectie voorkomt dubbele boekingen, ook bij meerdere zalen in dezelfde schouwburg. De programmaplanning software ondersteunt de volledige seizoensopbouw van aanvraag tot bevestiging.
- Centrale agenda voor meerdere zalen en ruimtes
- Automatische conflictdetectie per ruimte
- Zaalplanning schouwburg: dag-, week- en seizoensoverzicht
- Optie-reserveringen naast definitieve boekingen
- Koppeling aan externe agenda's (Outlook, Google)
Grote zaal
480 stoelen
Kleine zaal
150 stoelen
Studiozaal
60 stoelen
Foyer
Multipurpose
Elke ruimte
volledig in beeld
Beheer grote zaal, kleine zaal, studiozaal en foyer vanuit één systeem. Het evenementenbeheer theater van Ovatic legt per ruimte de capaciteit, configuraties en bezettingsgraad vast. Zo weet iedereen in de organisatie altijd wat er beschikbaar is.
- Eigen configuraties per zaal en evenementtype
- Bezettingsgraad per ruimte en periode
- Technische riders en instructies per locatie
- Kleedkamers, decordepot en laaddok meeplanning
- Beschikbaarheidskalender online publiceren
De juiste mensen
op het juiste moment
Koppel medewerkers direct aan voorstellingen en evenementen. Technisch personeel, kassa-medewerkers, beveiliging en vrijwilligers: het planningsysteem theater van Ovatic houdt alle roosters bij en signaleert conflicten voordat ze een probleem worden.
- Medewerkers koppelen aan specifieke voorstellingen
- Roosters per afdeling in de centrale agenda
- Vrijwilligers- en flexkrachten beheren
- Signalering bij dubbele inzet
- Draaiboek per avond inclusief alle betrokkenen
Automatische partage,
zonder handwerk
Leg partagecontracten per gezelschap vast en laat de theaterbeheer software van Ovatic na elke voorstelling automatisch afrekenen. Van bruto recette tot borderel: alles klopt, altijd.
- Flexibele partageformules per contracttype
- Automatische berekening per verkochte ticket
- Uitkoop, partage en huur allemaal ondersteund
- Garantiebedragen en suppletie verwerkt
- Export als PDF of naar boekhoudpakket
Stuur op data, niet op gevoel
Seizoensvergelijkingen, publieksdata en exportfuncties: de informatie die je nodig hebt voor subsidieonderbouwing en strategische keuzes.
Seizoensvergelijkingen
Vergelijk bezetting, omzet en publiekssamenstelling per seizoen. Zie trends op tijd en stuur bij.
Publieksdata
Inzicht in wie er in de zaal zit: leeftijd, herkomst, bezoekfrequentie en genrevoorkeuren.
Exportfuncties
Exporteer alle rapportages naar Excel, PDF of rechtstreeks naar je boekhoudpakket.
Subsidieonderbouwing
Genereer overzichten voor subsidieaanvragen: bezoekersaantallen, programmering en financiële verantwoording.
Break-even prognoses
Bereken per voorstelling de break-even bij verschillende bezettingspercentages. Stuur tijdig bij.
DIP-koppeling
Automatische gegevensuitwisseling met het Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten.
Vertrouwd door toonaangevende
culturele instellingen
We zijn heel tevreden over het inrichtings- en conversietraject en hebben alle lof voor de begeleiding hierin door Ovatic. Verder zijn we blij met het gemak waarmee alles werkt.
Anne Walstra
Coördinator Ticketing, Theater de Lampegiet
Wij verwerken onze telefonische reserveringen met iDEAL betaalverzoeken vanuit de Ovatic Kassa. Dat scheelt ons enorm veel tijd en werkt geweldig.
Gerie Wiedenhof
Secretariaat & Kassa, De Agnietenhof
Marketeers kunnen voor campagnes nu heel snel en eenvoudig zelf doelgroepselecties maken voor een gerichter publieksbereik.
Jeanine Dijkhuis
Marketing Manager, Theater Lampegiet
Meer weten over plannen?
Praktische kennis over programmaplanning, zaalindeling en theaterbeheer.
Klaar voor grip op je planning?
Plan een gratis demo en ontdek hoe Ovatic je schouwburg van programmering tot partageafrekening ondersteunt.