Planningsysteem voor
theaters &
schouwburgen
Het complete planningsysteem theater dat programmaplanning software, personeelsroosters en partageafrekening combineert. Zaalplanning schouwburg en seizoensbeheer in één centrale agenda.
Heel het seizoen
in één overzicht
Het planningsysteem theater van Ovatic brengt alle voorstellingen, repetities en evenementen samen in één centrale agenda. Automatische conflictdetectie voorkomt dubbele boekingen, ook bij meerdere zalen in dezelfde schouwburg. De programmaplanning software ondersteunt de volledige seizoensopbouw van aanvraag tot bevestiging.
- Centrale agenda voor meerdere zalen en ruimtes
- Automatische conflictdetectie per ruimte
- Zaalplanning schouwburg: dag-, week- en seizoensoverzicht
- Optie-reserveringen naast definitieve boekingen
- Koppeling aan externe agenda's (Outlook, Google)
Grote zaal
480 stoelen
Kleine zaal
150 stoelen
Studiozaal
60 stoelen
Foyer
Multipurpose
Elke ruimte
volledig in beeld
Beheer grote zaal, kleine zaal, studiozaal en foyer vanuit één systeem. Het evenementenbeheer theater van Ovatic legt per ruimte de capaciteit, configuraties en bezettingsgraad vast. Zo weet iedereen in de organisatie altijd wat er beschikbaar is.
- Eigen configuraties per zaal en evenementtype
- Bezettingsgraad per ruimte en periode
- Technische riders en instructies per locatie
- Kleedkamers, decordepot en laaddok meeplanning
- Beschikbaarheidskalender online publiceren
De juiste mensen
op het juiste moment
Koppel medewerkers direct aan voorstellingen en evenementen. Technisch personeel, kassa-medewerkers, beveiliging en vrijwilligers: het planningsysteem theater van Ovatic houdt alle roosters bij en signaleert conflicten voordat ze een probleem worden.
- Medewerkers koppelen aan specifieke voorstellingen
- Roosters per afdeling in de centrale agenda
- Vrijwilligers- en flexkrachten beheren
- Signalering bij dubbele inzet
- Draaiboek per avond inclusief alle betrokkenen
Automatische partage,
zonder handwerk
Leg partagecontracten per gezelschap vast en laat de theaterbeheer software van Ovatic na elke voorstelling automatisch afrekenen. Van bruto recette tot borderel: alles klopt, altijd.
- Flexibele partageformules per contracttype
- Automatische berekening per verkochte ticket
- Uitkoop, partage en huur allemaal ondersteund
- Garantiebedragen en suppletie verwerkt
- Export als PDF of naar boekhoudpakket
Stuur op data, niet op gevoel
Seizoensvergelijkingen, publieksdata en exportfuncties: de informatie die je nodig hebt voor subsidieonderbouwing en strategische keuzes.
Seizoensvergelijkingen
Vergelijk bezetting, omzet en publiekssamenstelling per seizoen. Zie trends op tijd en stuur bij.
Publieksdata
Inzicht in wie er in de zaal zit: leeftijd, herkomst, bezoekfrequentie en genrevoorkeuren.
Exportfuncties
Exporteer alle rapportages naar Excel, PDF of rechtstreeks naar je boekhoudpakket.
Subsidieonderbouwing
Genereer overzichten voor subsidieaanvragen: bezoekersaantallen, programmering en financiële verantwoording.
Break-even prognoses
Bereken per voorstelling de break-even bij verschillende bezettingspercentages. Stuur tijdig bij.
DIP-koppeling
Automatische gegevensuitwisseling met het Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten.
Als business-controller en manager bedrijfsvoering wil ik kunnen vertrouwen op de cijfers. Ovatic levert mij heldere rapportages waarmee ik direct inzicht heb in de financiële prestaties per voorstelling en per seizoen. Dat geeft rust en overzicht.
Mike Harman
Business Controller — Cool kunst en cultuur
Vertrouwd door toonaangevende
culturele instellingen
We zijn heel tevreden over het inrichtings- en conversietraject en hebben alle lof voor de begeleiding hierin door Ovatic. Verder zijn we blij met het gemak waarmee alles werkt.
Anne Walstra
Coördinator Ticketing — Theater de Lampegiet
Wij verwerken onze telefonische reserveringen met iDEAL betaalverzoeken vanuit de Ovatic Kassa. Dat scheelt ons enorm veel tijd en werkt geweldig.
Gerie Wiedenhof
Secretariaat & Kassa — De Agnietenhof
Marketeers kunnen voor campagnes nu heel snel en eenvoudig zelf doelgroepselecties maken voor een gerichter publieksbereik.
Jeanine Dijkhuis
Marketing Manager — Theater Lampegiet
Het muZIEum gebruikt Ovatic als reserveringssysteem zowel voor de verkoop van losse tickets, als voor het inboeken van ingewikkelde reserveringen voor grote groepen. Een echte multitasker dus. Omdat onze medewerkers zowel ziend als slechtziend zijn, is de toegankelijkheid van het systeem erg belangrijk voor ons. Ovatic is altijd bereid mee te denken in oplossingen.
Roos van Benthem
Coördinator Verkoop & Ontvangst — muZIEum Nijmegen
We hebben onze volledige programmering in Ovatic ondergebracht en gekoppeld aan ons Virtueel Bibliotheek Platform. Hierdoor sluiten onze online en fysieke dienstverlening naadloos op elkaar aan. De API-koppeling verliep soepel en werkt uitstekend.
Rutger Schönfeld
Product Owner — Bibliotheek AanZet
In De Kleine Komedie werken we al sinds jaar en dag met Ovatic. Ovatic is betrouwbaar, zit goed in elkaar, is een betrouwbaar systeem, doet wat het moet doen en kan zo ontzettend veel meer dan je ook maar in de gaten hebt. Als je ermee werkt, voel je aan alles dat erover na is gedacht. Daarbij zijn de mensen achter het systeem ook nog eens ontzettend aardig, rustig en weten ze je op jouw eigen niveau te begeleiden als je hulp nodig hebt.
Bianca Derwort
Hoofd Bespreekbureau — De Kleine Komedie
Bij de Poorterij draait alles om ontmoeting, beleving en een warm welkom. Daarom zijn we blij met een partner als Ovatic: overzichtelijk, persoonlijk en passend bij de dagelijkse praktijk van een middelgroot sociaal en cultureel podium. Het systeem en vooral het team van Ovatic ondersteunt ons waar nodig, zodat wij onze aandacht kunnen richten op wat echt telt: onze bezoekers een gastvrije ontvangst en mooie sociale en culturele ervaringen bieden.
Ivo F. van Harmelen
Directeur-programmeur — De Poorterij
Basketbalwedstrijden zijn een belevenis en dat begint bij het kopen van een kaartje. Met Ovatic verkopen we seizoenkaarten en losse tickets vanuit één platform. Op wedstrijddagen hebben we realtime inzicht in de bezetting, precies wat je nodig hebt bij een uitverkocht huis.
Kim Knollema
Manager Operations — Donar Basketbal
Met Ovatic plannen onze programmamakers gezamenlijk de activiteiten voor al onze locaties. Iedereen werkt in hetzelfde systeem, waardoor we altijd actueel overzicht hebben en snel kunnen schakelen. Dat is precies wat je nodig hebt bij een organisatie met 31 vestigingen.
Emma
Projectleider — OBA
Ovatic is een overzichtelijk ticketing-programma, het is makkelijk in gebruik en ze zijn continue in ontwikkeling. Het mooie is dat we als gebruikers mee kunnen denken met die ontwikkelingen en zo samen het systeem nog beter kunnen maken.
Elja Vehof
Atlas Theater
Meer weten over plannen?
Praktische kennis over programmaplanning, zaalindeling en theaterbeheer.
ticketingplanning
Eén systeem voor alles: waarom musea kiezen voor geïntegreerde ticketing
Tijdslots, groepsboekingen, zaalverhuur en een horecakassa die allemaal in hun eigen wereld leven: voor veel musea is dat de dagelijkse realiteit. Hoe één geïntegreerd systeem dat verandert.
planning
Zaalverhuur en programmering combineren zonder conflicten
Hoe houd je overzicht in een multifunctioneel gebouw waar eigen programmering, verhuur, repetities en bibliotheekactiviteiten samenkomen? Praktische tips voor planners.
Klaar voor grip op je planning?
Plan een gratis demo en ontdek hoe Ovatic je schouwburg van programmering tot partageafrekening ondersteunt.